Secrétaire
Accueillant(e), agréable, souriant(e), poli(e), patient(e), à l'écoute des autres... telles sont les qualités attendues d'un(e) secrétaire. Rien d'anormal à cela, tant le ou la secrétaire représente l'image de son patron, de son service et de son entreprise. Elle assure donc un rôle de communication très important parce qu'elle est souvent la première interlocutrice des personnes extérieures à l'entreprise. Alors, au téléphone, il s'agit de prendre des messages ou de transmettre des appels le plus aimablement possible. N'oubliez pas que le sourire au téléphone, cela se voit ! Lorsqu'elle reçoit des visiteurs, la courtoisie est toujours de rigueur. En plus, la présentation de la secrétaire doit être soignée, car les visiteurs vont fatalement remarquer le « look » vestimentaire.
Mais les compétences en communication de la secrétaire ne se limitent pas aux contacts extérieurs. A l'intérieur de l'entreprise, elle fait circuler des informations. Elle transmet des messages et des documents aux personnes concernées. Chaque jour, elle prend connaissance du courrier arrivé et le diffuse à ses collègues.
La secrétaire généraliste exerce toute une palette d'activités qui vont de l'accueil au suivi du budget en passant par la frappe des courriers, l'organisation de réunions, la tenue d'agendas... En fait, ses tâches dépendent beaucoup de la taille de son entreprise et du degré de responsabilités qu'on lui accorde. Dans une petite et moyenne entreprise, la secrétaire a des fonctions souvent plus polyvalentes que dans une grande entreprise. En plus des travaux classiques du secrétariat, elle peut établir des fichiers commerciaux, gérer des stocks...
Une secrétaire est donc amenée à jongler entre plusieurs activités et à être fréquemment interrompue dans son travail. Par conséquent, elle doit se montrer disponible pour suivre, à tout moment, une nouvelle consigne. Des capacités d'organisation de son travail et de mémorisation sont alors déterminantes pour mener à bien des tâches qui se chevauchent. Identifier les urgences et les priorités, cesser, puis reprendre un travail, coordonner et synthétiser des informations font partie du quotidien d'une secrétaire. C'est pourquoi, on exige d'elle une grande faculté de souplesse et d'adaptation. Outre ces qualités, elle doit aussi parfaitement maîtriser des outils indispensables pour l'exercice de ses fonctions : les différents logiciels informatiques pour la saisie de documents, le téléphone, le fax pour transmettre des messages et des courriers... Une bonne logique des chiffres et de la gestion est également fort appréciée.
Est-il besoin de rappeler qu'une secrétaire doit manier avec aisance la langue française, y compris l'orthographe ? Cela va de soi. En outre, la pratique d'une langue étrangère devient de plus en plus un atout, ne serait-ce que pour faire la différence lors d'une embauche.
