Assistante de direction
L’assistante ou la secrétaire de direction est la collaboratrice d'un président ou d'un directeur général d'entreprise. Un patron doit pouvoir s'appuyer sur son assistante, lui demander des conseils et lui faire partager des informations confidentielles.
Sa mission consiste à seconder un dirigeant. Autrement dit, elle le décharge au maximum de tout le travail administratif. Elle assure son secrétariat personnel. Elle élabore des courriers à partir des consignes de son patron. Elle filtre les communications téléphoniques. Elle tient aussi pour lui son agenda. Elle prend donc ses rendez-vous et les change en cas d'empêchements. Elle s'occupe de classer toute la documentation qui arrive chaque jour sur son bureau. Des capacités d'organisation sont donc indispensables.
La secrétaire de direction s'emploie à fixer les réunions de travail, à prévenir les personnes conviées à y participer. Elle-même assiste à ces réunions et en assure les comptes rendus.
Ses responsabilités varient selon la taille, les structures et la culture de l'entreprise. Certaines secrétaires de direction sont de véritables bras droits de leur patron. En lieu et place du dirigeant, elles peuvent aussi gérer certains dossiers.
Bien entendu, la secrétaire de direction maîtrise l'outil informatique, mais délègue souvent la frappe des documents à d'autres secrétaires qui travaillent sous sa direction. Elle planifie leur tâches et gère un budget de fonctionnement qui permet d'acheter des fournitures de bureau.
La diplomatie, une présentation soignée et l'élégance sont aussi des critères de sélection. Autres aptitudes essentielles pour exercer cette fonction : l'autonomie et le dynamisme. En l'absence de son patron, on attend d'une secrétaire de direction qu'elle sache prendre des initiatives. Une bonne culture générale est également souhaitée. Les employeurs privilégient un bon niveau de logique et de compréhension, ainsi qu'une connaissance de l'entreprise et de ses différentes fonctions.
